Workshop for bedre digitale havnetjenester
Workshops i Oslo Havn 8- 12 oktober definerte utfordringer og behov for bedre og mer effektive havnetjenester. Prosjektet «Digital samhandling mellom havn, fartøy, agent og rederi» vil effektivisere og digitalisere samhandlingen mellom havn og skip. Slik skal sjøtransporten bli mer konkurransedyktig.
Tilby digitale tjenester
Havnene er sentrale i effektiviseringen og digitaliseringen av sjøtransporten. Rederier, skip og agenter forventer standardisering og sømløs bruk av havnens infrastruktur og tjenester. Kai- og tjenestehåndtering må digitaliseres. Kundene krever mer selvbetjening i digitale flater.
Oslo Havn ønsker å tilby gode, sømløse digitale løsninger for våre havnekunder. Slik kan vi bidra til en effektivisering av sjøtransporten slik at mer gods går sjøveien.
- Alt som kan digitaliseres, skal digitaliseres. Vi skal gjøre vårt, gjennom å digitalisere arbeidsflyt og prosesser. Workshopene har gitt en god pekepinn på hvilke digitale tjenester kundene ønsker at vi skal bli bedre på, og hvordan vi kan gjøre det. Vi ønsker også å synliggjøre hvordan rabatter og andre miljøtiltak virker, forteller Tore Beitveit, seksjonsleder Økonomi og IT i Oslo Havn KF.
Oslo Havn KF eier prosjektet som ledes av Grieg Logistics (ved Seamless/Shiplog). Havnene Borg, Bergen, Ålesundregionen og Båtsfjord er også med. Kystverket støtter prosjektet. Målet er å kutte 50-80% av tiden som havn, fartøy, rederi og agent i dag bruker i sin interaksjon - på alle regulære anløp.
Workshops. Nyttig verktøy for å finne gode løsninger for mer effektiv og digital grenseflate mellom havna og kundene. Foto: Jacob Mørch
Fjerne dobbeltarbeid og oversvømte mailbokser
Workshopen valgte å lage en prototype for bestilling av havnetjenester, og la kundene teste ut en løsning for bedre kommunikasjonsflyt ved et skipsanløp. Ved hjelp av metodikken Design Sprint foretok en raske og fokuserte valg på de viktigste problemstillingene.
Det er mange operasjoner som skal til før et skip legger til kai i Oslo havn. Kai skal bestilles og tildeles. Vann, strøm, avfallshåndtering er andre tjenester som bestilles i havn.
Fagsystemene hos de ulike aktørene er i dag for lite integrert, og ivaretar ikke felles behov for informasjonsflyt og samhandling. Dette gjør at mye kommunikasjon fortsatt skjer via andre kanaler som telefon og e- post.
- Vi fant at mye av kommunikasjonen ved et anløp i dag skjer på mail, og at både bestillere og havna drukner i e- post. Begge har behov for sanntidsinfo og kontinuerlig dialog om status på tjenestene. Mye av dokumentasjonen behandles allerede i Safe Sea Net, og brukerne gjør unødig dobbeltarbeid. Dette må vi jobbe videre med for å løse, forteller Tore Beitveit, seksjonsleder for økonomi og IT i Oslo Havn.
Ønsker bedre infoflyt
En av kundene som testet løsningen var Ole Kristian Stenslet, terminalmanager hos Norsteve som betjener sjøgods både på Filipstad og Ormsund.
- Konseptet virker enkelt, og dette var en bra start. Jeg bruker i dag mye tid på å fylle ut ulike skjemaer som stjeler tiden min. Drømmen er et felles system eller fora som samler alle dokumenter og kommunikasjon ved et skipsanløp, der alle involverte ser infoflyten. Jeg savner også flere digitale skjemaer, som f.eks ISPS skjemaet som i dag skrives for hånd. Her bør en komme opp med en digital løsning som forenkler, sier Ole Kristian Stenslet.
Felles system. Ole Kristian Stenslet savner bedre infoflyt mellom aktørene i havna. Foto: Daniel Spiro
Systemene må snakke sammen
Utfordringen er at systemene ikke snakker sammen slik at en kan tilby en sømløs informasjonsflyt og samhandling. Digitalisering handler i stor grad om samarbeid mellom parter i en verdikjede, der åpenhet, gjenbruk av data – tillit og effektive verktøy – gir nye måter å samhandle på, forteller Øystein Christian Løken fra Seamless.
Digitalisering handler om samarbeid. Åpenhet og gjenbruk av data gir nye muligheter, sier Øystein Christian Løken fra Seamless. Foto: Jacob Mørch
- Prosjektet "DigSam" er en viktig arena for å effektivisere arbeidsoppgaver som involverer samhandling mellom havn og fartøy, slik at vi sammen med aktørene kan finne gode løsninger for mer effektiv og digital grenseflate mellom havna og kundene, sier Øystein Christian Løken fra Seamless som sammen med EarlyStage fasiliteterte workshopen.