Personvernerklæring og informasjonskapsler

Personopplysninger

Hvordan Oslo Havn behandler dine personopplysninger

Du kan kontakte Oslo Havn ved å:
Sende brev til Oslo Havn KF ved HR-avdelingen. Postboks 230
Sentrum, 0103 Oslo. Eller på epost personvern@oslohavn.no.

Dokumenter og personopplysninger

Oslo Havn KF kan måtte samle inn, ta imot eller på annen måte behandle dine personopplysninger.
Dersom personopplysninger kommer inn til Oslo Havn KF, anses de å være offentlige og kan bli begjært utlevert. Det finnes også spesielle regler for oppbevaring og sletting av personopplysninger.
For at Oslo Havn KF skal kunne oppbevare eller slette dine personopplysninger og annen informasjon, må det finnes et særskilt grunnlag for å gjøre dette. For ytterligere informasjon kontakt Oslo Havn.
Oslo Havn KF behandler alle dine personopplysninger i tråd med gjeldende regelverk i personopplysningsloven og GDPR (General Data Protection Regulation), samt øvrig lovgivning.

Hvordan Oslo Havn KF har mottatt dine personopplysninger

I de fleste tilfeller har du sendt dem til oss for å håndtere en sak for deg, men noen ganger kan vi ha mottatt dine personopplysninger fra andre enn deg selv. Hvis du har spørsmål om hvor/hvem Oslo Havn KF kan ha mottatt dine personopplysninger fra, kan du kontakte Oslo Havn KF. 

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er all informasjon som kan identifisere en levende person.

Hva innebærer behandling av personopplysninger?

Behandling av personopplysninger er all slags behandling som du kan gjøre med personlig informasjon. For eksempel samle, lagre, kopiere, spre, arkivere, slette etc.

Behandlingsansvarlig

Det er Oslo Havn KF, ved havnedirektøren, som håndterer dine personopplysninger som er din behandlingsansvarlige. Dette innebærer at det er Oslo Havn KF som er ansvarlig for at dine personopplysninger behandles juridisk, trygt og riktig i henhold til gjeldende
personopplysningsregelverk. Behandlingsansvarlig bestemmer også formålet med, og hjelpemidlene som brukes ved behandlingen av personopplysningene.

Har du spørsmål om behandlingen, kontakt Oslo Havn KF. 

Dersom du kan dokumentere/identifisere at du er den du utgir deg for å være, har du rett til å motta en gratis elektronisk kopi av de personopplysninger Oslo Havn KF behandler av deg.

Hvorfor behandler Oslo Havn KF dine personopplysninger (formål
med behandling av dine personopplysninger)?

For eksempel dersom du sender inn en søknad om noe; inngang i havneområdet, en tjeneste hos oss etc., så må vi kunne identifisere at du virkelig er deg for å kunne håndtere saken din. Vi trenger også informasjon om deg for å kunne håndtere saken din; en forespørsel, din ansettelse i havnen etc. på riktig måte.

Vi behandler ikke dine personopplysninger med mindre vi har et gyldig rettslig grunnlag
til å gjøre dette.

Hvorfor har Oslo Havn KF fått dine personopplysninger (juridisk grunnlag / behandlingsgrunnlag)?

For eksempel kan nevnes at siden Oslo Havn KF en forpliktelse til å tilby muligheten for enkelte tjenester, som fartøy-samtaler, oppføring i havneområdet, så har havnen rett til å behandle personopplysninger om deg med hjemmel i lov (juridisk forpliktelse). Ved all offentlig myndighetsutøvelse har Oslo Havn KF rett til å håndtere dine personopplysninger. Dersom du har en avtale med Oslo Havn KF, så har Oslo Havn KF anledning til å behandle dine personopplysninger for å få oppfylt avtalen.

Noen av de følgende grunnlagene (behandlingsgrunnlag) må foreligge for at Oslo Havn KF skal kunne behandle dine personopplysninger:

• Samtykke, som innebærer at den registrerte (den personen som får sine personopplysninger
  behandlet) har samtykket i at personopplysningene til vedkommende behandles for et eller flere spesifikke formål.
• Dersom behandlingen er nødvendig for utførelsen av en kontrakt som den registrerte er part eller for å ta begynne på en prosess på oppfordring fra den registrerte før en avtale inngås.
• Dersom behandlingen er nødvendig for å oppfylle en juridisk forpliktelse som er nødvendig for Oslo Havn KF (den behandlingsansvarlige) eller mellom den registrerte og behandlingsansvarlige.
• Dersom behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave av offentlig interesse eller som en del av myndigheten til Oslo Havn KF (den behandlingsansvarlige).
• Dersom behandlingen er nødvendig med hensyn til legitime interesser til den behandlingsansvarlige eller tredjepart, med mindre interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter veier tyngre og kreves for å beskytte personopplysninger, særlig dersom den registrerte er et barn.

Du kan kontakte Oslo Havn ved å: Sende brev til Oslo Havn KF ved HR-avdelingen. Postboks 230
Sentrum, 0103 Oslo. Eller på epost personvern@oslohavn.no.

Hvem kan få tilgang til dine personopplysninger?

De ansatte i Oslo Havn KF som trenger tilgang til dine personopplysninger for å kunne utføre sine oppgaver, for eksempel for å kunne håndtere saken din. Dette kan være en konkret
behandlingsansvarlig i virksomheten som en administrator, it-ansatt, personalavdelingen (HR avdelingen) eller eksterne leverandører, avhengig av hva slags type sak det dreier seg om.

Tredje land

Skulle dine personopplysninger behandles utenfor et EU eller EØS-området (tredjeland), vil Oslo Havn KF informere deg om dette. I et slikt tilfelle vil håndteringen være i samsvar med øvrig lovverk innen personvern.

Hvor lenge lagres dine personopplysninger?

Dine personopplysninger blir lagret av Oslo Havn KF inntil formålet med behandlingen er oppfylt. Når formålet for behandlingen av personopplysningene er oppfylt vil personopplysningene bli håndtert i henhold til det regelverk som gjelder for Oslo Havn KF vedrørende dokumenthåndteringsplaner og regler for sletting.

Dine rettigheter når personopplysninger blir behandlet av Oslo Havn KF

Dersom Oslo Havn KF behandler dine personopplysninger kan du:

• Be om tilgang til dine personopplysninger (innsyn)
• Be om korreksjon eller sletting eller begrensning av behandling av dine personopplysninger
• Motsi deg behandlingen av dine personopplysninger
• Be om dataportabilitet, dersom vilkårene for dette er oppfylt, se
  https://www.datatilsynet.no/regelverk-og-skjema/veiledere/de-registrertes-rettigheter-etternytt-regelverk/dataportabilitet/
• Til en hver tid trekke tilbake samtykke du har gitt til behandling av dine personopplysninger.
  Dersom du tilbakekaller ditt samtykke, vil tilbakekallingen gjelde fra datoen for tilbakekallingen
• Klage på Oslo Havn KF sin behandling av dine personopplysninger til datatilsynet

Som følge av at det finnes særregler for håndtering av offentlig dokumenter, er noen av disse rettighetene begrenset. Dersom du ønsker å utøve noen av dine rettigheter angående dine
personopplysninger, vennligst kontakt Oslo Havn. (på adresse, evt. epost.)

Automatisert beslutningsgrunnlag og profilering

Oslo Havn KF kan bruke automatiserte beslutninger og profilering. Dette betyr at en beslutning kan tas automatisk på bakgrunn av informasjonen du har gitt oss, og at Oslo Havn KF kan bruke et sammendrag av informasjonen for å lage et helhetlig bilde av deg og dine behov.

Videre behandling:
Dersom din(e) personopplysning(er) blir behandlet for et annet formål enn det opprinnelige, vil du motta informasjon om det før ny behandling begynner.